Аутсорсинг в финансах. Плюсы и минусы

Часть 2. Плюсы.

В предыдущей публикации мы тщательно изучили все негативные моменты использования аутсорсинга в бизнесе и убедились, что большинство из них находятся в психологической плоскости. Перед тем, как рассмотреть положительные стороны, давайте определим, что же такое аутсорсинг, о котором мы говорим уже вторую публикацию?

Всезнающая Wikipedia определяет его как (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области.

Термин «аутсорсинг» (от англ. outsourcing» - outer source using) появился в американских толковых словарях в начале 80-х годов и с тех пор получил повсеместное распространение как речевой оборот, обозначающий передачу сторонней организации бизнес-процессов, которые ранее являлись внутрифирменными. Другими словами, это услуга, которая позволяет делегировать организацию и управление непрофильными для компании бизнес-процессами тем, кто на этом специализируется. Наиболее распространенным примером является передача ведения бухгалтерского учета специализированным компаниям.

Под непрофильными понимаются бизнес-процессы, требующие затрат финансовых, временных, человеческих ресурсов для их организации, но которые прямо не влияют на финансовый результат и не соответствуют специализации компании. В сфере учета и управления финансами в большинстве случаев это:

• Организация и ведение бухгалтерского учета;
• Подготовка и сдача регулярной финансовой и бухгалтерской отчетности;
• Организация и ведение управленческого учета;
• Составление бюджетов;
• Подготовка управленческих оперативных и периодических отчетов;
• Привлечение финансирования;
• Стратегическое планирование.

Мы не включаем в перечень функций те, которые связаны с материальной или финансовой ответственностью, например:

• Ведение складского учета;
• Ведение кассового учета;
• Подготовка и проведение банковских платежей ит.п.

Передача этих функций на удаленное управление может повлечь риски финансовых или материальных потерь.

Оговоримся, что для крупных компаний или групп с большим документооборотом и количеством транзакций, сложной конфигурацией бизнеса или большим количеством юридических лиц целесообразно самостоятельно вести управленческий и бухгалтерский учет в полном объёме и привлекать к этому высококвалифицированных в высокооплачиваемых специалистов. Но компании малого и среднего бизнеса, в основе которых лежит небольшое количество простых бизнес-процессов имеют возможность существенно сэкономить, не потеряв в качестве именно посредством аутсорсинга.

К примеру, возьмем небольшую оптовую компанию, которая занимается импортом и продажей товара.  Схема основных бизнес-процессов будет выглядеть следующим образом:

Количество специалистов для обеспечения каждого из процессов будет зависеть от количества товаров, поставщиков и покупателей. При небольшом количестве (что соответствует критерию малого и среднего бизнеса) штат компании будет минимальным, а для бухгалтера и финансиста объём работы будет незначительным. Но при этом собственнику и руководителю обязательно нужна информация о состоянии бизнеса, результатх работы команды. Без этого принятие управленческих решений невозможно. Как поступают собственники или руководители в этом случае? Есть несколько распространенных решений:

• Найти кого-то из родственников кому можно доверять (замечу, что наличие профессионального образования является далеко не главным критерием отбора).
• Сделать самому.
• Поискать специалиста за мизерное вознаграждение (так как работы немного).
• Передать функцию на аутсорсинг.

Поверхностный анализ правильности этих управленческих решений покажет, что первые три приведут рано или поздно к принятию неправильных решений по причине некорректной информации, полученной из таким образом построенного учета. К сожалению, даже в момент наступления проблем не все руководители или собственники отдают себе отчет, что одной из причин стало решение пойти по первому из трех указанных путей.

Своевременное привлечение на аутсорсинг высококлассных специалистов является серьезной страховкой от подобных ситуаций.

Продвинутой формой в аутсорсинге функции подготовки оперативных и ежемесячных управленческих учетов является использование BI-систем. Business intelligence (сокращённо BI) — обозначение компьютерных методов и инструментов для организаций, обеспечивающих перевод транзакционной деловой информации в человекочитаемую форму, пригодную для бизнес-анализа, а также средства для массовой работы с такой обработанной информацией.

Цель BI — интерпретировать большое количество данных, заостряя внимание лишь на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия решений.

BI поддерживает множество бизнес-решений — от операционных до стратегических. Основные операционные решения включают в себя позиционирование продукта или цен. Стратегические бизнес-решения включают в себя приоритеты, цели и направления в самом широком смысле. BI наиболее эффективен, когда он объединяет данные, полученные из рынка, на котором работает компания (внешние данные), с данными из источников внутри компании, таких как финансовые и производственные (внутренние данные). В сочетании внешние и внутренние данные дают более полную картину бизнеса, или те самые «структурированные данные» (англ. intelligence) — аналитику, которую нельзя получить только от одного из этих источников.

Именно аутсорсинг сделало реальной возможность использование этих систем на предприятиях малого и среднего бизнеса. 

Чем отличается аутсорсинг от других подобных форма сотрудничества?

1. Аутсорсинговое соглашение (договор) заключается на продолжительный промежуток времени (полгода, год, два...).
2. Субподрядчикам передается выполнение не основных, а второстепенных процессов или операций с точки зрения специализации бизнеса, но не их необходимости и важности (например,  реклама, бухучет, управленческий учет, сопровождение учетной системы, и т.п.)

Подводя итог следует отметить несомненные выгоды для тех, кто рискнул передать финансовые и учетные функции на аутсорсинг.

1. Возможность сосредоточиться исключительно на основной коммерческой деятельности и не тратить ресурсы на управление непрофильными подразделениями. Не нужно будет отвлекаться на второстепенное, распылять внимание, и тратить время на «изобретение велосипеда» в части построения системы учета и отчетности.
2. Аутсорсинговые компании в идеале приступают к полноценному выполнению своих обязанностей сразу после заключения договора и сразу же на высоком профессиональном уровне.
3. Кроме времени и нервов на аутсорсинге, как правило, удается существенно сэкономить.
   1. Стоимость рабочего места и оборудования для специалистов учетных подразделений.
   2. Сумма налогов на заработную плату специалистов, функции которых переданы на аутсорсинг.
   3. Стоимость лицензий и серверного оборудования в случае использования Bi-систем